Créer une boîte mail partagée sur Microsoft 365 Exchange Online

Les boîtes mail partagées sur Microsoft 365 Exchange Online offrent un espace collaboratif aux collègues d’une même équipe pour envoyer et répondre aux e-mails de manière coopérative. La mise en place et la création d’une boîte mail partagée permet aux utilisateurs de communiquer en interne avec leurs collègues et en externe avec les clients par le biais d’un compte de messagerie commun tel qu’[email protected] ou [email protected]. Lorsqu’un utilisateur d’un groupe répond à un courriel envoyé à partir d’une boîte aux lettres partagée, le destinataire ne voit que l’adresse de la boîte aux lettres partagée et non l’adresse de l’utilisateur. Si vous ne parvenez pas à créer et configurer une boîte mail sur Microsoft 365 Exchange Online malgré les explications ci-dessous, la messagerie la poste met à votre disposition ses fonctionnalités simples, mais efficaces qui vous permettront de gérer vos courriels en toute sérénité. Suivez le guide et découvrez tous les avantages de la messagerie la poste.

Création d’une boîte aux lettres partagée dans Exchange Online

Créer une boîte mail partagée dans Exchange Online est rapide et facile. En fait, vous pouvez procéder en quelques étapes seulement :

• rendez-vous sur le Centre d’administration Exchange (EAC) en suivant ce lien : admin.exchange.microsoft.com et connectez-vous avec vos identifiants d’administrateur ; 
• dans le Centre d’administration Exchange, dans la barre de gauche, sous “ Destinataires ”, cliquez sur “ Boîte mail ” ;
• puis, dans la section “ Boîte mail “, cliquez sur ” Ajouter une boîte mail partagée ” ;

Dans le panneau latéral qui s’ouvre, remplissez vos informations :

1. nom d’affichage ;
2. adresse électronique ;
3. alias : Saisissez un autre nom pour l’adresse électronique de la boîte aux lettres partagée ;
4. cliquez sur “ Créer ” au bas du panneau ;
5. ajoutez une boîte aux lettres partagée.

Maintenant que vous avez réussi à créer une boîte aux lettres partagée Exchange Online, vous pouvez commencer à ajouter et à gérer des membres.

Ajouter des membres

Voici comment ajouter des membres à une boîte aux lettres partagée Exchange Online :

• lorsque vous avez terminé la création, vous recevez le message suivant : Boîte mail partagée créée avec succès. Sur la même page, sous Prochaines étapes, cliquez sur “ Ajouter des utilisateurs à cette boîte mail ” ;
• sous “ Gérer la boîte mail partagée Membres ”, cliquez sur « + Ajouter des utilisateurs ” ; 
• dans la liste, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à la boîte mail partagée. Après avoir coché les cases à côté des utilisateurs nécessaires, cliquez sur  » Enregistrer  » au bas de la page. Sur la page suivante, cliquez sur “ Fermer ”.

Définir les autorisations 

Une boîte aux lettres partagée Exchange Online n’utilise pas la méthode de connexion traditionnelle où les utilisateurs entrent un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à leur compte. Au lieu de cela, les utilisateurs doivent d’abord recevoir des autorisations d’accès complet ou d’envoi en tant que pour accéder et utiliser la boîte mail. Une fois les autorisations définies, les utilisateurs peuvent se connecter à leur(s) compte(s) individuel(s) et accéder à la boîte aux lettres partagée en l’ajoutant à leur(s) profil(s) Outlook. L’autorisation d’accès complet vous donne la possibilité d’accéder à la boîte aux lettres partagée et d’agir comme administrateur. Avec seulement la permission d’accès complet, vous pouvez lire, visualiser, supprimer et modifier des messages ainsi que créer des éléments de calendrier, mais vous ne pouvez pas envoyer de courriels à partir de la boîte mail partagée Exchange Online. Pour cela, vous devez également obtenir l’autorisation “ Send As ”.

L’autorisation  » Send as « 

L’autorisation “ Send As ” vous permet d’envoyer des messages internes et externes à partir de la boîte mail partagée, en substituant votre nom et votre adresse par ceeux de la boîte mail. Pour configurer la permission d’accès complet, suivez les instructions ci-dessous :

1. retournez à la section Boîtes mail ;
2. cliquez sur le nom d’affichage de votre boîte mail partagée. Un panneau latéral avec votre nom d’affichage apparaît maintenant sur la droite. Sous Les autorisations de la boîte aux lettres, cliquez sur “ Gérer la délégation de la boîte mail ” ; 
3. pour accorder la permission d’accès complet aux utilisateurs, dans la section Lire et gérer, cliquez sur “ Modifier ” ;
4. sur la page suivante, cliquez sur “ +Ajouter des permissions  » ;
5. dans la liste affichée, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l’autorisation d’accès intégral. Après avoir coché les cases à côté des utilisateurs nécessaires, cliquez sur “ Enregistrer ” au bas de la page.

En passant, il est recommandé d’accorder l’autorisation d’accès complet aux gestionnaires et aux administrateurs du système uniquement.  

Une fois que vous avez terminé de configurer l’autorisation d’accès complet, suivez les étapes ci-dessous pour accorder l’autorisation d’envoyer sous aux utilisateurs :

1. sur la page Les autorisations de boîte mail ajoutées, cliquez sur “ Fermer ”, puis, sur la page “ Gestion de la délégation de la boîte mail ”, cliquez sur “ Annuler ” ;
2. vous êtes maintenant de retour à la page “ Gestion de la délégation de la boîte mail ” où vous pouvez choisir entre les deux principales permissions. Cette fois, dans la section “ Envoyer sous ”, cliquez sur “ Modifier ” ;
3. sur la page suivante, cliquez sur “ +Ajouter des permissions ” ; 
4. dans la liste affichée, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder la permission d’accès complet. Après avoir sélectionné les cases à cocher des utilisateurs, cliquez sur  » Enregistrer  » au bas de la page. La page Les autorisations de la boîte mail ajoutées s’affiche alors, indiquant le succès du processus.

La mise en place et la création d’une boîte aux lettres partagée dans Exchange Online est une procédure simple. Une petite équipe qui cherche à bénéficier des fonctions de collaboration et de productivité d’une boîte aux lettres partagée centralisée peut démarrer en 2 à 5 minutes. Bien qu’Exchange Online offre une sécurité haut de gamme et protège les boîtes aux lettres des utilisateurs contre les cybermenaces telles que les liens de phishing, il demeure toujours une place pour l’erreur humaine. Les utilisateurs peuvent toujours être victimes d’escroqueries par phishing et d’attaques par ransomware, ce qui peut entraîner une perte de données.